Um Schichten zu planen, braucht man zunächst einmal einen Planer und seine Mitarbeiter. Und der Planer braucht viel Erfahrung: Wie viele Waren gehen an einem bestimmten Tag vor Weihnachten von A nach B? Wie viele Leute brauche ich zu welcher Uhrzeit, um diesen Ansturm zu bewältigen? Mehr als im Sommerloch, aber weniger als an Heiligabend – nur wie viele genau?
Um diese Frage zu beantworten hat PTS ein ergonomisches Planungssystem entwickelt, welches nicht nur eine intelligente, lernende Schichtplanung abbildet, sondern zusätzlich Berichte generiert, die den Schichtverlauf und die Planungsgenauigkeit auswertet. Das lokal verteilte Planungsdurcheinander wird mit diesem zentralisierten, einfach bedienbaren Werkzeug abgelöst. Das führt zu optimierten Planungsprozessen, damit zu weniger Wartungsaufwand und schlussendlich zu geringeren Kosten.
Das Planungssystem basiert auf Microsoft SQL Server 2008 R2 und einer dynamischen JavaScript/AJAX-Oberfläche. Sie wird im Rechenzentrum von PTS, den Private Cloud Services, betrieben und ist für den Benutzer via SSL-verschlüsselter Browserverbindung sicher und einfach erreichbar.
Das System besteht aus drei Abschnitten: der Planung, der Ist-Erfassung sowie dem Schichtbericht und folgt den Richtlinien des Corporate Information Designs.
Planung
Die Planung erfolgt in zwei Schritten.
1. Zunächst werden die zu erwartenden Mengen für eine zukünftige Schicht gesetzt.
Dazu ermittelt das Planungswerkzeug Vorschläge aus Vergangenheitswerten, welche mit der wertvollen Erfahrung des Planers angereichert werden können.
2. Aus den zu erwartenden Mengen kann geschlussfolgert werden, welche Prozesse wie häufig durchlaufen werden.
Die Häufigkeit bestimmt die Anzahl der nötigen Mitarbeiter an den Stationen während eines Zeitraums. Auch die Mitarbeiteranzahl schlägt das System vor und kann vom Planer individuell verändert werden, um ggf. der Wirklichkeit gerecht zu werden.
Die Planung wird abgeschlossen und die Schicht durchgeführt.
Ist-Erfassung
Nachdem die Schicht erfolgt ist, werden dem Planer vom System die während der Schicht erfassten Daten präsentiert.
Informationen für die eine Automatisierung fehlt, können manuell ergänzt werden. Der Planer kann z.B. verglichen zum Plan die tatsächliche Schichtdauer, die wirkliche Anzahl der Mitarbeiter je Station und Besonderheiten während der Schicht als Kommentare eintragen.
Diese Daten einer gelaufenen Schicht fließen wiederum in die automatisch erstellten Vorschläge der nächsten Planung ein. Das System „lernt“ mit jeder Schicht dazu.
Auswertung
Über den Verlauf einer Schicht wird berichtet. Um das zu vereinfachten, generiert das System mit Hilfe von Microsoft SQL Server Reporting Services und der verfügbaren Daten ein Dokument. Es kann visuell Probleme aufzeigen und bezieht die Kommentare des Planers ein.
Natürlich unterstützt das System die Planung mit weiteren vereinfachenden Maßnahmen. Bspw. werden wiederkehrende Parameter wie Schichtanfang und -ende von der vorherigen Schicht übernommen und können bei Bedarf angepasst werden.
Die Schichtplaner bekommen ein unterstützendes Werkzeug, womit sie sich nicht nur auf ihr Bauchgefühl verlassen brauchen und Planungen genauer werden. Die unschätzbare Erfahrung des Planers ergänzt dabei das System für eine annähernd optimale Planung.