Das Microsoft Power BI-Produktportfolio im Überblick

Wenn ich derzeit bei Kunden bin, muss ich fast jedes Mal darüber reden, was es für Komponenten und Möglichkeiten gibt, mit Power BI zu arbeiten. Jeder will wissen, was die einzelnen Varianten jeweils können, wie man Power BI lizenzieren und einsetzen kann und was man dafür bezahlen muss. Da habe ich mir gedacht, ich fasse das einfach mal in einem kurzen Text zusammen, damit man es jederzeit nachlesen kann, wenn ich nicht mehr für Fragen vor Ort bin!

Wir beginnen mit Power BI Desktop, das ist das kostenlose lokale Werkzeug, mit dem man die Berichte und Auswertungen baut. Wenn man die dann auch veröffentlichen will, braucht man den Power BI Service in der Azure Cloud, damit andere es auch im Browser betrachten können, oder den Power BI Report Server im lokalen Netzwerk; auch der sorgt dafür, das andere Leute im Web-Browser meine Berichte sehen können. Nicht zu vergessen ist auch Power BI Premium, um größere Bereitstellungen in der Cloud machen zu können und andere Lizenzierungs-Optionen zu nutzen, und schließendlich Power BI Embedded, aber das ist eher was für den Anwendungsentwickler.

Fangen wir doch mit dem Power BI Desktop an! Der ist natürlich sehr populär, eben weil er komplett kostenlos ist. Man geht ganz einfach auf powerbi.com, scrollt nach ganz unten und da ist der Downloadlink; man installiert sich die Software lokal auf einem Windows-Rechner, und dann kann man sich die herrlichsten Berichte und Auswertungen selber bauen. Wenn die Datenquellen dafür vielleicht nicht immer 100% sauber und konsistent sind, dann man kann sie auch noch ganz professionell laden, säubern und umformatieren; das Tool dazu ist im Desktop versteckt und nennt sich Power Query. Power Query ist ein wirklich professionelles Werkzeug, um Daten vorbereiten zu können, und das ist einer der großen Vorteile von Power BI Desktop. Danach habe ich die Daten im Prinzip im gewünschten Format und so sauber und so leicht verständlich, wie ich sie gerne meinen Nutzern zur Verfügung stellen möchte, und dann kann ich darauf mächtige Modelle bauen. Das heißt praktisch, dass ich die Daten so miteinander verbinden und darstellen kann, dass auch ein einfacher Endnutzer per Klick sich darauf Analysen selber bauen kann. Self-Service BI eben!
Ich kann auch eigene, flexible Kennzahlen und Berechnungen definieren, die so komplex sein können, dass jede Excel-Formel vor Neid erblasst.
Und letztendlich ist das ja auch alles was fürs Auge – das Auge analysiert ja mit – und somit kann man, wie in der Grafik zu sehen, animierte, bunte Berichte drauf bauen, wo man auf jedes beliebige Feld klicken kann, und darauf reagieren interaktiv alle anderen Berichte mit. Das ist eine wahre Freude, was man optisch da visualisieren kann!
Was kostet mich das Ganze? Es kostet absolut nichts; die Arbeit mit Power BI Destop ist kostenlos. Ich kann dann meine fertigen Berichte und Auswertungen – auf Wunsch mit Daten darin – einfach abspeichern als lokale .pbix-Datei, kann diese später wieder öffnen, kann die Datei auch anderen Nutzern geben, aber diese müssen dann natürlich ebenfalls Power BI Desktop installiert haben, sonst können sie den Inhalt davon nicht sehen.

Wenn ich das Ergebnis dann aber im Web veröffentlichen möchte, damit ein Anderer es im Browser betrachten kann, dann muss ich zum Beispiel den Power BI Service nehmen, der in der Microsoft Azure Cloud liegt, und dort sehen dann meine Berichte im Browser ganz genauso aus, wie ich sie eben dorthin hochgeladen habe, das zeigt schon der Screenshot.

Das geht denkbar schnell; ich muss nichts installieren nicht aufsetzen, ich melde mich einfach bei https://powerbi.com an mit meinem Windows-Account, und schon bin ich drin und kann die Auswertung betrachten.
Damit auch meine lokalen Daten dort regelmäßig zeitgesteuert aktualisiert angezeigt werden können, gibt’s natürlich eine live-Verbindung dazu. Sind die Daten in der Cloud, ist das ja einfach, denn der Power BI Service ist ebenfalls in der Cloud, aber auch zu meinen lokalen Daten kann ich mich ganz leicht verbinden und die Berichte darauf in der Cloud anzeigen. Eingebaut in diese Cloud-Funktionalität sind auch einige KI-Tools wie z.b. „automatische Einsichten“; das ist eine Funktionalität, die Ihre Daten betrachtet und dann einfach mal vorschlägt, was darin auffällig oder ungewöhnlich ist. Sie können diese Vorschläge dann annehmen oder einfach wegklicken. Ebenso wartet dort die intuitive Datenabfrage mit natürlicher Sprache, das heißt, dass man in Englisch oder in Spanisch Fragen an seine Daten stellen kann, und das System antwortet mit Grafiken darauf, oder mit Tabellen, in denen die Daten dann angezeigt werden. Sehr faszinierend, das sollte man mal ausprobieren!

Schließlich gibt es auch schon fertige Dashboards und fertige Berichte für Software-as-a-Service Lösungen, die man sofort nutzen kann, z.b. für Google Analytics oder für Salesforce. Da braucht man einfach nur dem Power BI Service den Nutzernamen und das Passwort zu dem entsprechenden Quellsystem mitzugeben, und dann hat man sofort Dashboards und Berichte, die mit Ihren eigenen Daten gefüllt sind.
Schließlich existiert auch noch die Echtzeit-Funktionalität, denn es gibt kaum etwas Faszinierenderes, als wenn man in Echtzeit sehen kann, wie die Linien zappeln und die Balken sich bewegen, einfach nur weil neue Daten reingekommen sind, ohne dass man „Aktualisieren“ drücken muss. Auch diese Funktionalität gibt es nur im Power BI Service.

Und wenn wir jetzt schon in der Cloud sind, und wenn wir schon im Browser sind, dann kann man natürlich Power BI auch super in andere Lösungen integrieren; so ist zum Beispiel SharePoint Online sehr gut integriert, PowerApps ist integriert, Teams ist integriert: eigentlich so ziemlich jeder neue Dienst von Microsoft hat eine Integration mit Power BI Service.

Was kostet mich das nun? Es kostet mich pro Nutzer und Monat € 8,40; das ist der Listenpreis, den zahlt man natürlich nur, wenn man sonst garnichts anderes von Microsoft hat. Übrigens braucht diese Lizenz jeder Benutzer, auch der, der nur einmal Berichte lesen und vielleicht ein bisschen darauf herumklicken möchte. Jeder Nutzer braucht eine Power BI Pro Lizenz, also nicht nur, wenn man Berichte veröffentlichen möchte.

Aber was ist erforderlich, wenn wir das Ganze im lokalen Netzwerk machen wollen? Da gibt es als Alternative den Power BI Report Server, und dort sehen dann dieselben Power BI Berichte genauso schön aus wie sie in der Cloud aussehen, nur eben im lokalen Netzwerk, also sprich „on-premise“. Das ist eine Erweiterung der Funktionalität von SQL Server Reporting Services, die es als solche schon seit Jahren gibt. Man kann sich genauso mit Datenquellen verbinden und die Daten dann aktualisieren lassen, nur da nimmt ganz einfach lokale Daten, die im lokalen Netzwerk sind. Die beste Datenquelle überhaupt ist SQL Server Analysis Services, also tabellarische Modelle oder multidimensionale Modelle, denn darauf kann man eigentlich mit Power BI die schönsten Berichte bauen.
Diese schönen Berichte habe ich dann in einem Web-Portal, was man auch im Screenshot sieht, und die sind auch interaktiv. Genau daneben habe ich dann Reporting Services-Berichte; die Technologie gibt ja schon viele Jahre, die ist aber alles andere als veraltet, denn es ist die Technologie, mit der man am allerbesten pixelgenaue Berichte erstellen kann, ganz genau auf eine DIN A4 Seite optimiert, exakt in dem Format das man möchte; das ist etwas, was Power BI gar nicht kann, darin ist Reporting Services viel besser.
Und letztendlich kann ich natürlich auch, wenn ich die entsprechende App auf meinem Tablet oder meinem Smartphone installiert habe, mich im lokalen Netzwerk mit meinem Power BI Report Server verbinden und diese ganzen Dinge auf einem mobilen Gerät betrachten.
Tolle Sache, und was kostet denn das nun? Gute Nachricht, es ist einfach enthalten in der Lizenz vom SQL Server, aber leider nur in der Enterprise Edition – also nicht in der preiswerten Standard Edition. Enterprise braucht man eigentlich nur, wenn man einen Cluster aufsetzen will, für Hochverfügbarkeit und solche Dinge, dann ist Power BI in der Lizenz mit dabei, aber auch nur, wenn man sie mit „Software Assurance“ gekauft hat, das heißt, wenn man sie so gekauft hat, dass man über einige Jahre immer wieder die neueste aktuelle SQL-Version installieren kann, ohne neu lizensieren zu müssen, dann ist der Power BI Report Server umsonst dabei: das ist doch ein Angebot!

Letztendlich: wenn der Power BI Service nicht ausreicht, dann bietet Microsoft auch noch die Power BI Premium-Lizenzierung an. Da bekommt man eigene Kapazitäten, eigene Ressourcen in der Microsoft Azure Cloud, nur für sie und ihren Power BI Service. Die normalen Power BI-Servicedienste teilt man sich ja mit jedem dahergelaufenen Nutzer, der gerade zufällig in der Azure Cloud irgendwas publiziert hat, da könnte es immer sein, dass man das „noisy neighbour“-Problem bekommt: nämlich, dass sie einen lautstarken Nachbarn bekommen, der zufällig neben ihnen eingezogen ist und immer Partys feiert. Das ist unangenehm, und so ähnlich kann es Ihnen natürlich mit Power BI als Service auch passieren, denn es ist ein allgemein verfügbarer Dienst. Die Daten sind und bleiben selbstverständlich streng getrennt, aber wenn ihre Berichte zufällig auf demselben virtuellen Server liegen wie andere, mit denen exzessiv gearbeitet wird, kann es sein, dass die Visualisierungen nicht immer schnell sind! Wenn sie das verhindern wollen, dann kaufen sie sich einfach Power BI Premium, dann bekommen sie so etwas wie virtuelle Server in der Azure Cloud, die haben dann verschiedene Kapazitäten; P1, P2, P3 steht hier mal so als Beispiel, und ich kann dann diese Kapazitäten bestimmten Nutzern zuweisen und bestimmte Apps eigenen Gruppen zuweisen, die dann eben immer die bestmögliche Performance bekommen! Das ist Skalierbarkeit, die garantiert ist, anders als beim Power BI Service.
Bei der Lizenzierung ist Power BI Premium ein besonderes Thema, denn man lizenziert nach der Kapazität. Also zahle ich, was z.B. eine P1-Kapazität im Monat kostet, und das Schöne ist dass der lesende Zugriff darin enthalten ist! Jeder, der dann in so einer Kapazität einen veröffentlichten Bericht lesen möchte, kann das einfach tun, er benötigt dafür keine Lizenz,
eine Power BI Pro-Lizenz braucht nur noch derjenige, der solche Berichte veröffentlichen will.

Eine besonders lustige Variante ist noch diese: wenn ich die Power BI Premium-Lizenz gekauft habe, für sagen wir mal vier Prozessoren, dann erhalte ich damit das Recht, auch diese vier Prozessoren auf einem lokalen Server zu betreiben. Damit kann ich jetzt die Lizenzierung dynamisch umstellen so wie ich möchte; das heißt, ich könnte dann sagen, ich nehme den Power BI Report Server für lokale Installation und benutze dort die vier virtuellen Prozessoren, die ich eigentlich als Power BI Premium in der Cloud haben möchte. Ich kann sie auch „hybrid“ lokal anwenden, eine faszinierende Möglichkeit.
Und was kostet das? In der Cloud gibt es dafür einen Kostenrechner (siehe https://powerbi.microsoft.com/de-de/calculator/), da kann man sich den Preis ausrechnen, denn es geht natürlich schon darum, wie viele Benutzer man hat. Ich habe das mal beispielhaft ausgefüllt: bei 500 Benutzern bin ich davon ausgegangen, dass 10 davon auch Berichte publizieren; der Rest betrachtet das alles nur zum Teil intensiv, zum Teil nur gelegentlich, und da wären wir insgesamt bei € 4.200,- im Monat. Das ist natürlich einfach nur eine Abschätzung, das kann jeder für sich mal durchgehen.

Zu guter Letzt gibt es ja auch die Funktionalität Power BI Embedded. Diese wird übrigens ähnlich lizenziert wie Power BI Premium, und sie ist im Grunde nur dafür da, dass man als Entwickler die schönen Power BI-Berichte in seine Webseite integrieren kann, oder eben auch direkt in seine Applikation! Dann kann man sich vielleicht weniger Sorgen darum machen, wie man eine schöne Visualisierung auf seinen Daten hinbekommt (denn das macht ja Power BI alles schon), sondern kann sich mehr auf die Funktionalität konzentrieren.

Weil das aber nur was für Entwickler ist, können wir das, glaube ich, kurz halten; und damit haben wir schon das ganze Produktportfolio einmal durch, vom Power BI Desktop
über den Power BI Service, den Report Server bis zu Power BI Premium und Embedded. Und wenn man es mal so zusammen sieht, dann ist es doch gar nicht so schwierig, oder?