Summary
In diesem Beitrag geht es darum, dass Excel und ähnliche Tabellenkalkulationen allgemein nicht die besten BI-Tools sind – und Self Service BI mit dem Fischen im Data Lake auch nicht immer der Stein der Weisen zu sein scheint.
Wir empfehlen Guided bzw. Managed Analytics. Warum?
Alle Jahre wieder…?
… Moment, ist das nicht etwas zu früh? Nein, es geht doch um Halloween! Und dazu gehören natürlich auch zünftige Horrorstories.
Kennen Sie schon die European Spreadsheet Risks Interest Group – EuSpRIG – (“yewsprig”)? Die gibt es tatsächlich! Die Gruppe tauscht sich aus über allerlei interessante Dinge in Verbindung mit Tabellenkalkulationen, besonders über das, was so schiefgehen kann.
Wer sich mal so richtig gruseln möchte, findet hier schöne Beispiele: http://www.eusprig.org/horror-stories.htm
Dabei wird immer wieder klar, was wir auch alle Jahre (Monate, Tage…) predigen: Verwenden Sie nicht immer nur Excel – auch wenn es Controllers Liebling ist!
Nur ein paar Gefahren, zu finden unter: http://www.eusprig.org/basic-research.htm (inkl. Links zu den Quellen):
- 90% aller Spreadsheets enthalten Fehler
- Excel & Co. machen es Betrügern leichter
- Interpretationsfehler sind nicht selten
- Archivierung ist immer wieder ein Thema
Natürlich ist Excel nicht mehr wegzudenken – für viele Anwendungsgebiete ist es unersetzlich. Es spricht auch nichts dagegen, es unterstützend als BI-Tool einzusetzen.
Jedoch sollte es nicht die Datenbasis darstellen, die dazu noch in unterschiedlichen Ständen in diversen Shared Folders liegt und nicht nur Berechtigungs- und Sicherheits-Issues bergen – sondern auch ein Albtraum für alle Verfechter des „Single Point Of Truth“ sind (und wer ist das nicht?).
Abgesehen davon versteht sich von selbst, dass die Begrenzung auf rund 1 Mio. Zeilen und die dramatische Performance-Einbuße bei vielen Formeln ebenso gegen diese Lösung sprechen.
Aber was ist denn mit Self Service BI? Sind damit die Probleme, die man von Excel kennt, gelöst?
Datensee oder Teufelsmoor?
Nach der eingehenden Testphase mit Self Service BI kommt oft die Ernüchterung, denn neue User sind häufig überfordert und alte Hasen fühlen sich an frühere Zeiten erinnert: Excel-Tourismus mit Mappen, die lokal abgelegt und herumgeschickt werden, eigene Berechnungen mit Fehlern – pardon: anderen Interpretationen – weit entfernt vom angestrebten Single Point Of Truth und der so hochgelobten User Experience.
Das Problem der heutigen Zeit ist es ja nicht, Daten in einem See zu versenken, sondern die relevanten Informationen dem Datensumpf zu entreißen und sinnvoll zu verwenden sowie aufzubereiten, sodass möglichst jeder etwas davon hat.
Dabei ist oft nicht die Länge oder Qualität der Angel schuld, wenn man nicht sofort den Schatz heben kann, sondern vielleicht sucht man auch an der falschen Stelle oder es gibt unterschiedliche Erwartungen? Doch was ist die Lösung?
Fangfrisch mit Angelschein
Man kann es auch „Guided Self Service“ nennen. Wir benötigen zuerst einmal ein Fundament, auf das man sich einigen kann. Das betrifft in erster Linie ein gemeinsames Verständnis über Gestalt und Berechnungen von relevanten Kennzahlen.
Ebenso muss bekannt sein, in welcher Granularität Daten ausgewertet werden sollen. Wer soll überhaupt der Empfänger der Informationen sein? In welchem Turnus sollen die Daten importiert und ausgewertet werden? Welche Visualisierungen ergeben Sinn? Wie sieht der Workflow einer Planung aus?
Dies sind nur ein paar der Fragen, die man sich stellen muss. Man sieht sehr schnell, dass der größte Aufwand am Anfang nicht technischer Natur ist, sondern darin besteht, Anforderungsmanagement zu betreiben und Dinge zu spezifizieren, die – und das stellt man schnell immer wieder fest – gar nicht so klar sind, wie man sich das vorher gedacht hat.
Die Probleme bestehen eben nicht unbedingt darin, dass in der Datenbank eine Berechnung fehlt, die man erst bei der IT in mehreren Schleifen beantragen muss und damit an Agilität verliert – auch wenn dies ein häufiges Argument gegen die klassische monolithische BI ist.
Oftmals wird im Laufe unserer Workshops klar, dass man von unterschiedlichen Perspektiven und Annahmen ausgeht, widersprüchliche Interessen verfolgt und etwaige Zielkonflikte nicht genügend auflöst.
Denken Sie immer daran: ein simples Tool macht nicht plötzlich die Sachverhalte einfach. Die Welt bleibt trotzdem komplex. Sonst könnte Ihren Job ja jeder! Ein Tool ist nur Mittel zum Zweck, um den Job nicht noch zusätzlich schwieriger zu machen, als er ohnehin schon ist – und im Zweifel gilt immer die alte Informatikregel: „Garbage in – garbage out“.
Die Hauptarbeit steckt in der Konzeption und Architektur, in der Abstimmung und Moderation. Außerdem muss man dafür sorgen, dass User nicht nur während der Einführung, sondern auch während des Betriebes begleitet werden.